Okres bycia „nowym” w firmie – każdy z nas go przechodził. Czasem trwał krótko i pamiętamy z niego tylko: „Masz tu!”, „Zrób to!” itp. Nie zawsze wspomina się go miło. A przecież doświadczenia zebrane w pierwszych dniach pracy są najważniejsze!

Jak nie zrazić pracownika do firmy, zbudować z nim więź i poprowadzić jego wdrożenie na tyle sprawnie, by szybko zaczął efektywnie pracować?
‍

Proces onboardingu, proces adaptacji, okres wdrożenia – to określenia na to samo zjawisko – czas, kiedy w firmie pojawia się świeżo zrekrutowany pracownik i zaczyna poznawać swoje nowe miejsce zatrudnienia. Jest to czas wyjątkowo stresujący nie tylko dla niego, ale również dla pracodawcy. Dlaczego?

Wiemy ze statystyk naszych kKlientów z branży handlowej, że znalezienie pracownika to zaledwie połowa sukcesu. Druga połowa to zatrzymanie go w swojej firmie na dłużej niż 15 miesięcy. Na to wyliczenie składają się co najmniej dwie umowy, oferowane pracownikowi – umowa na 3-miesięczny okres próbny oraz umowa na czas określony (przeważnie na rok). Niestety, często pracodawca nie ma komu zaproponować kolejnej umowy, bo pracownik po prostu odchodzi.

Z jakich powodów? Różnych. Za niska pensja, za dużo obowiązków, brak perspektyw dalszego rozwoju, albo właśnie – źle przeprowadzony proces adaptacji. Źle, to znaczy nieumiejętnie na tyle, by skutecznie zniechęcić kandydata do pozostania na stanowisku.

Wysokość pensji, zakres obowiązków i drogi kariery w Twojej firmie – nie leżą w naszych kompetencjach, ale akurat na onboardingu znamy się świetnie. Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka porad, które zapewnią Twoim firmowym „świeżakom” płynne przejście do etapu „firmowych wyjadaczy”.

Po pierwsze – automatyzuj!

‍
Automatyzacja działań to nie tylko obniżenie kosztów całego procesu adaptacji, ale też zapewnienie spójnych doświadczeń wszystkim kandydatom, w każdej kolejnej turze rekrutacji. Mówiąc prościej – wykorzystaj technologię i wszystkich ucz tego samego, w ten sam sposób, oszczędzając jednocześnie zasoby czasowe i finansowe.

Co umożliwi Ci zastosowanie aplikacji takiej jak Quico?

1. Tworzenie bazy wiedzy o uporządkowanej strukturze, dzięki czemu możesz podzielić treści na te przeznaczone dla nowych pracowników oraz te bardziej zaawansowane. Jest to rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się w branży np. finansowej, czy telekomunikacyjnej, gdzie zmiany w usługach zachodzą dynamicznie. W firmowej bazie wiedzy tTwoi pracownicy znajdą wszystkie niezbędne informacje i będą mogli przyswajać je w optymalnym dla siebie tempie.
2. Pre-onboarding pracownika, ponieważ część informacji o firmie otrzyma jeszcze przed dniem rozpoczęcia pracy, np. informacje o wymaganych dokumentach kadrowych, regulamin wewnętrzny, instrukcje stanowiskowe itp. Na tym etapie możesz też udzielić mu szczegółowych wskazówek np. „W dniu X przyjdź do nas o godzinie Y. Będzie na Ciebie czekać Pani Z i oprowadzi Cię po firmie”. To z pewnością zmniejszy poziom stresu u pracownika i pozwoli Ci płynnie… przejść do kolejnego punktu.
3. Generowanie pozytywnych wrażeń u pracownika poprzez sprawną komunikację, prowadzoną według ustalonego wcześniej harmonogramu. „Czy Twój pierwszy dzień był udany?” lub „Jak w skali 1-10 oceniasz…?” Jedno kliknięcie w aplikacji i już otrzymujesz feedback, który pozwala błyskawicznie nanosić ewentualne zmiany w procesie adaptacji. Jeśli będziesz rozmawiać ze swoim pracownikiem w przystępny sposób, nie tylko sprawisz, że poczuje się pewniej, ale że o tych wrażeniach opowie innym, a Ty… przejdziesz do punktu ostatniego.
4. Budowanie employer brandingu, czyli wizerunku pracodawcy, bo poprzez zaplanowane działania zapobiegniesz wrażeniu chaosu. Więź, która wytworzy się między firmą, a pracownikiem na samym początku procesu onboardingu, będzie się pogłębiać wraz z upływem czasu.

Po drugie – dostosuj się do potrzeb pracowników!

Ewolucja to naturalny stan w przyrodzie i w każdej firmie — ten, kto nie przystosowuje się do rynku, z niego znika.

Pandemia koronawirusa zweryfikowała postawy niereformowalnych przedsiębiorców. Ci, którzy postawili na wdrożenie pracy zdalnej i użycie aplikacji firmowych, śmiało mogą sobie gratulować, ponieważ odpowiedzieli na potrzeby pracowników: zapewnili im w tym trudnym czasie poczucie bezpieczeństwa, przynależności i uznania. W jaki sposób? Chociażby nie redukując etatów, a modyfikując warunki pracy, utrzymując ciągłość komunikacji, oferując wirtualne coworkingi, integracje itp. oraz przede wszystkim – wspierając ich dalszy rozwój, np. poprzez organizację szkoleń online czy wirtualną grywalizację.

Po trzecie – dostosowuj się do potrzeb rynku!

Wybuch wojny w Ukrainie wstrząsnął całym światem. Przyniósł w wielu państwach napływ uchodźców, szukających bezpiecznej przystani – miejsc zamieszkania i miejsc pracy.

Jeśli planujesz zatrudnić ukraińskojęzycznych pracowników – dostosuj wersję językową swojego procesu onboardingowego. Wykorzystaj do tego aplikację firmową i umieść w niej niezbędne treści w języku ojczystym pracownika. Ułatwisz mu w ten sposób zapoznanie się np. z regulaminem pracy czy zasadami BHP itp. Pamiętaj, że pierwsze wrażenie wywiera się tylko raz – niech więc będzie jak najlepsze.

Po czwarte – nie osiadaj na laurach!

Rekrutowałeś, znalazłeś, zatrudniłeś, wdrożyłeś. Czas onboadingu dobiega końca i możesz cieszyć się zyskami z wydajnej pracy nowego pracownika. Czy to moment, w którym aplikacja firmowa przestanie być potrzebna?

Absolutnie nie! Po prostu zaczniesz udostępniać w niej coraz bardziej wyspecjalizowane treści, formułować inne ankiety, a może nawet zechcesz wyznaczyć ścieżki specjalizacji, by w przyszłości skierować pracownika na inne stanowisko? Aplikacja taka jak Quico to plastyczny twór, który z łatwością dostosujesz do swoich potrzeb.

Po piąte – podsumowując – traktuj onboarding jako wizytówkę firmy!

Proces adaptacji to dla pracownika ważne doświadczenie. Jeśli okażesz mu wsparcie i zapewnisz narzędzia ułatwiające poznanie nowego miejsca pracy – szybciej odnajdzie się w nowej roli. Jeśli uda Ci się skupić jego uwagę, zbudować więź – zatrzymasz go na dłużej.

Zainwestuj więc w rozwiązania gwarantujące nowym pracownikom spójne i pozytywne doświadczenia, a dalsze poszukiwania mogą okazać się niepotrzebne.

‍